企業が採用活動を行う際、多くの時間や労力がかかるため、社内のリソースだけでは十分な成果を上げられないケースがあります。そこで注目されているのが採用代行サービスです。
この記事では、採用代行を導入するメリットとデメリット、そして採用代行の活用に向いている企業の特徴について解説します。自社の採用活動に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。
【この記事で分かること】
・採用代行に依頼するときのメリット・デメリット
・採用代行の活用に向いている企業
・自社で採用代行を活用したほうがいいかどうか
採用代行に依頼するメリット
採用代行に依頼することで、企業は以下のようなメリットを得ることができます。
- コアな業務に集中できる
- 採用業務にかかるコストを最適化できる
- プロクオリティの採用活動を実施できる
- 採用活動を標準化できる
- 採用時期のピークに合わせて対応できる
ここでは、それぞれの具体的な内容について解説していきます。
コアな業務に集中できる
採用活動にともなう業務はさまざまです。こまかな事務作業から、説明会の運営、応募者との面接、といったような優先度の高い業務まで多岐にわたります。
これらをすべて自社で行うと、それぞれに十分な時間を注げないこともあるでしょう。まずはノンコア業務の部分からでも採用代行にまかせることで、自社の担当者の時間を捻出できます。その結果、コア業務に集中して取り組め成果を上げやすくなるのです。
採用業務にかかるコストを最適化できる
採用業務は、年間を通して業務が集中する時期とそうでない時期があります。また企業の担当者は、人事採用担当専任ではなく、他の業務と兼任しているケースが多いです。
そのため、一時的に業務が集中する時期には残業代が増え、人件費が膨らんでしまうこともあるでしょう。このような場合は専門スキルのある採用代行に依頼することで、結果的に費用を抑えられることもあります。
また、これまでやっていた取り組みにおいても、プロの目線で見直しが入ることでのコストカットも期待できます。
プロクオリティの採用活動を実施できる
採用代行は、多くの企業で実績を積み重ねてきた採用に関するプロフェッショナルです。そのため、効率的な採用プロセスや最適な採用手法について、具体的かつ実践的なアドバイスを受けることが可能です。また、最新の採用情報や採用市場のトレンドも取り入れられます。
さらに、自社の状況に合わせた採用計画やフローの構築を提案してもらえるため、課題解決に直結する戦略を実行できます。その結果、自社にとって本当に必要な人材を採用できる確率を高められるでしょう。
採用活動を標準化できる
採用代行を活用することで、企業全体の採用活動を効率的かつ標準化できます。特に全国に拠点を持つ企業では、支店や営業所ごとに採用フローや基準が異なる場合があります。
このような状況では、採用活動全体を把握しづらくなり、現場独自のルールや運用が発生しやすいです。採用代行を導入すれば、各拠点で統一された採用フローを確立でき、どの拠点でも同質の採用活動を実現できます。
また、採用業務を一括管理する仕組みを整えることで、現場の負担が軽減され、より効率的に人材確保が可能になります。
採用時期のピークに合わせて対応できる
新卒採用、中途採用のいずれも、積極的にアプローチしたい時期があります。新卒採用の場合、多くの企業が2月から5月に採用の繁忙期を迎えます。中途採用の時期は企業の採用計画によって異なりますが、新卒同様に強化したい時期はあるでしょう。
その時期に社内で採用を行っている場合、ちょうどそのタイミングで担当者のリソースが足りず、対応に遅れが出てしまう可能性があります。一方、採用代行に依頼すれば採用時期のピークに合わせて対応できるため安心です。
採用代行に依頼するデメリット
一方で、採用代行を導入することで生じるデメリットも理解しておく必要があります。
- 導入開始後の連携が難しい
- 採用コストが膨らむ場合がある
- 自社に採用ノウハウが蓄積しづらい
- 応募者・内定者との対話が不足しやすい
ここでは、上記デメリットの具体的な内容を解説します。
導入開始後の連携が難しい
採用代行を導入した直後は、採用フローにおいての連携が難しくなる可能性があります。特に、初期段階で業務範囲や求める人材像、自社の強みなどをしっかり共有しないと、認識のズレが生じ、採用失敗につながるリスクが高まります。
また、初期の要件定義や調整がスムーズに進まない場合、採用プロセス全体にも影響を及ぼすかもしれません。「プロに任せているから」と丸投げしてしまうと、代行業者側も必要な情報が得られず、成果が出にくくなる可能性があります。
そのため、事前に対応業務の範囲や進行方法を明確化し、双方でしっかりと認識を合わせることが重要です。定期的なコミュニケーションを通じて調整をおこない、スムーズな連携がとれるようにしましょう。
採用コストが膨らむ場合がある
採用代行を依頼したときに、予想以上に採用コストが膨らむ可能性があります。依頼費用は、業務範囲や内容によって大きく変動します。
たとえば、対応件数の増加、契約期間の延長、対応範囲の拡大、といった場合には、追加料金が発生することがあるでしょう。また、「必要な業務をすべてまかせたい」と多くの業務を委託することで、想定以上のコストがかかることも考えられます。
そのため依頼前には委託する業務範囲を明確にし、費用対効果を慎重に検討しましょう。
自社に採用ノウハウが蓄積しづらい
採用代行への依頼は、採用業務を外部にまかせることになるためノウハウが自社に蓄積しづらいという課題があります。採用活動全体を委託してしまうと、採用手法やプロセス、成功事例などの重要な知見が企業内に残りにくいです。
万が一採用代行に依頼する予算が削減されたり、依頼を中止したりした場合、業務の質を保てなくなるリスクもあるでしょう。そのため採用代行に業務を依頼する際、実施内容や成果を定期的に把握する仕組みを構築することが重要です。
定期的に業務内容の報告や採用の進捗状況についての情報共有をおこなうことで、ノウハウを社内に取り込むことが可能になります。
応募者・内定者との対話が不足しやすい
採用代行に依頼する業務内容によっては、応募者や内定者と直接対話する機会が減少し、関係性を構築しづらくなります。応募者や内定者とのコミュニケーションが不足すると、入社後のミスマッチや、内定辞退のリスクが高まる可能性があります。
特に内定者フォローをまかせきりにした場合、内定者が自社の雰囲気や価値観を理解しきれず、不安を感じることも考えられるでしょう。そうした事態を防ぐためにも、内定者フォローの際に自社の社員が同席したり、内定者向けの社内イベントを実施したりするなど、自社との接点づくりをする工夫が必要です。
採用代行の活用メリットが大きな企業とは
採用代行の活用は、すべての企業に適しているわけではありません。ここでは、採用代行の活用メリットが大きな企業における以下の特徴について解説します。
- 人事・採用のリソースやノウハウが不足している
- 採用のコア業務に注力できていない
- 複数の人材紹介会社を利用している 自社の採用力に課題がある
- 求める人材の幅が広い
人事・採用のリソースやノウハウが不足している
採用業務に必要な人的リソースやノウハウが不足している企業は、採用代行の活用がおすすめです。たとえば、人事部門の人手不足や採用業務に割ける時間が限られている場合、採用代行の利用により効率的な採用活動が可能になります。
また、採用担当者がいない企業や、新事業での採用ノウハウが不足しているケースにも有効です。さらに、一時的なリソース不足を解消したい場合や人件費の増加を抑えたい企業にも適しています。
繁忙期のみ採用活動の支援を依頼することで、余計なコストを削減しつつ必要な人材を確保できます。
【スリーカウントの事例】
採用専任の部署を設置したものの、ノウハウ不足に悩んでいた企業が、採用代行サービスを活用することで、採用プロセスの効率化と成果向上を実現した事例をご紹介します。
詳しい内容は、下記の記事よりご覧ください。
採用のコア業務に注力できていない
採用業務には、採用計画の立案や面接・選考などのコア業務と、書類準備や面接ブッキングなどのノンコア業務があります。多くの企業では、採用担当者はノンコア業務に時間を多く使い、採用の成果に直結する重要な業務に注力できなくなっています。
そうした場合にも、採用代行の依頼を検討してみるといいでしょう。特に採用担当者が他の業務と兼任している場合や事務的な業務が多い場合には、採用代行にノンコア業務をまかせることで、コア業務に集中できます。
これにより、採用計画や選考の質が向上し、自社のニーズに合った人材確保がしやすくなります。
【スリーカウントの事例】
人材不足に直面していたある企業が、採用活動を進める必要に迫られる一方で、日常業務との両立に不安を感じていました。そこで採用代行サービスを利用した結果、日常業務に専念できる体制を整えながら、採用成果の向上も実現した成功事例をご紹介します。
詳しくは、下記の記事よりご覧ください。
複数の人材紹介会社を利用している
複数の人材紹介会社に依頼していると、各社とのコミュニケーションが増え、人事担当者の負担が大きくなりがちです。適切な人材を紹介してもらうためには、各紹介会社と密接に連携し、求める人物像を丁寧に伝える必要があります。
また複数の会社とやり取りすることで、情報伝達のミスや採用プロセスの遅れが生じることもあるでしょう。このような場合、最終的に採用成果が低下するリスクにもつながります。
しかし、採用代行を活用することで、人材会社との窓口を一本化でき、コミュニケーションの効率化が図れるため、採用活動の負担を軽減できます。
【スリーカウントの事例】
複数の求人媒体を活用していたものの、思うような成果を上げられなかった企業が、採用代行サービスを導入することで成功を収めた事例をご紹介します。この企業は、採用代行のサポートを受けて自社の採用サイトを新たに制作しました。
その結果、求人媒体任せの採用活動から脱却し、当事者意識を持って取り組むことで採用成功を実現しました。この事例については、下記の記事よりご覧ください。
自社の採用力に課題がある
自社の採用活動で思うような成果が得られない企業にとって、採用代行は効果的な解決策の一つです。母集団形成がうまくいかない、内定辞退者が多いといった課題に直面している場合、専門家のノウハウを活用することで改善が期待できます。
採用代行では、採用活動のデータをもとにレポーティングが行われ、問題点が明確になります。そのうえで改善提案も提供されるため、効率的に課題解決が可能となるのです。
また、自社の魅力を効果的に伝える方法をアドバイスしてもらえるため、採用力の強化にもつながります。
【スリーカウントの事例】
3～4年続けて利用していた求人媒体での採用活動が徐々に成果を上げられなくなり、悩んでいた企業が採用代行を導入することで成功を収めた事例をご紹介します。採用代行の視点を取り入れることで、自社の魅力を的確に表現し、採用活動に新たな風を吹き込むことができました。
詳しくは、下記の記事よりご覧ください。
求める人材の幅が広い
採用ニーズが多岐にわたる企業も、採用代行の活用に向いています。複数の職種や大規模な採用を行う企業では、求める人材像や選考方法がポジションごとに異なり、管理が複雑化するからです。
そうした際にも採用代行を活用することで、採用プロセスを効率的に最適化し、負担を軽減できます。たとえば、各ポジションに最適な採用チャネル選定やスクリーニング、面接実施を代行してもらうことで、担当者はコア業務に集中できる
のです。
採用のお悩みはスリーカウントへ
採用代行の利用にはメリットとデメリットがあるため、事前に理解しておくことが大切です。特にデメリットは、自社にとって困ることがないか確認したうえで導入を検討しましょう。
また、あわせて採用代行に向いている企業とはどのような企業なのかを把握しておくことも重要です。自社にあてはまるポイントがある場合には、採用代行の活用を検討してみてはどうでしょうか？
採用代行の依頼を検討している場合は、ぜひスリーカウントにご相談ください。
